甲号証・乙号証の自動採番｜5つの手段を比較【弁護士向け】

自動採番が必要な理由

並べ替え・追加・削除のたびに番号がズレるのを目視で直すのは時間の浪費です。さらに、取り違え（甲↔乙）や枝番抜けはそのまま提出ミスにつながります。

ここから、5つの手段を順に検討します。

手段1｜Excelで採番表を作る

もっとも導入コストが低い手段です。事件番号列・標目列・甲乙列・番号列をシート化し、行の順序＝採番順とします。

• メリット：事務所に既にあるツールで実現可能。
• デメリット：並べ替えのたびに ROW() 関数等で番号を再計算する必要があり、PDFと別管理になる。

向いている事務所

案件数が少なく、Excelの関数に習熟したスタッフがいる事務所。

手段2｜Word の差し込みで号証一覧を作る

証拠説明書のテンプレートをWordで持ち、差し込み印刷で号証番号を流し込む方式です。Excelとの併用が前提になります。

• メリット：書面の体裁にこだわれる。証拠説明書の見た目を完全に制御できる。
• デメリット：並べ替え→差し込み再実行の二度手間が発生しがち。PDFとの結合は別工程。

手段3｜汎用PDFエディタの「番号スタンプ」機能

有料PDFエディタには「番号付きスタンプ」機能を持つものがあります。PDFに「甲第1号証」スタンプを直接押せる点が魅力です。

• メリット：PDFファイルに直接スタンプが入るので、提出版がそのまま「証拠付き」になる。
• デメリット：採番ロジックは持たないので「次に押すべき番号」は人が管理する必要がある。事件横断の一元管理にはならない。

手段4｜汎用の案件管理クラウドツール

士業向けの案件管理SaaSの一部に「証拠リスト」機能があり、自動採番に対応している場合があります。

• メリット：複数人での共有・出先からのアクセスが可能。
• デメリット：クラウドへの案件情報アップロードが前提になる。守秘義務上の検討と契約条項の精査が必要。月額課金が積み上がる。

手段5｜完全ローカル動作の業務支援デスクトップアプリ

案件管理から証拠採番、PDF整備までを1つのアプリで完結させる手段です。

• メリット：並べ替えで自動振り直し、立場から甲乙の自動判定、枝番にも対応。クラウドを使わず守秘義務上のリスクが低い。
• デメリット：アプリの操作習熟が必要。Windowsのみ対応のものが多い。

比較表でまとめる

手段	ミス防止	効率	守秘義務	コスト
1. Excel	△	△	◎	◎
2. Word 差し込み	○	△	◎	◎
3. PDFエディタ	△	○	◎	○
4. クラウド案件管理	○	○	△	△
5. ローカル業務支援アプリ	◎	◎	◎	○

選び方のポイント

• 並べ替え時に自動振り直しされる
• 立場（原告・被告）から甲乙を自動判定する
• 枝番（の1・の2…）を持てる
• 証拠説明書をPDFで一括出力できる
• 守秘義務上、外部送信なしで動く

これらの5項目を満たすかどうかが、長期的な業務効率を分けるポイントです。