mints効率化｜民事訴訟IT化を最短で進める7ステップ

はじめに｜なぜ「効率化」が必要になったのか

書面と証拠の提出は、原則オンライン化されました。これにより、事務所の日常業務は「提出前のデータ整備」へと比重を移しています。

従来は紙との並走でしたが、今後は「mintsに受理されるデータ」を作る工程そのものが業務の中心です。本記事では、そのワークフローを 7つのステップ に分解して紹介します。

STEP 1｜案件と証拠を1か所に集める

mintsの効率化は、まず「ファイルが散らばっていない状態」を作ることから始まります。事件番号フォルダで分散管理する運用は、提出直前の「探し物」を頻発させます。

運用のポイント

• 1つの案件＝1つの箱（事件番号・期日・送達・証拠・書面が揃う）
• 登録時にタグ（労働／離婚／重要 など）を1つ付ける
• 事件番号は元号・年・符号・番号で構造化する
• 当方・相手方の立場を最初に確定する

STEP 2｜甲号証・乙号証を自動採番する

通し番号の手作業管理は、ミスが起きやすい工程の代表です。並べ替え・追加・削除のたびに番号がズレるのを目視で直すのは時間の浪費でしかありません。

採番ルールの確認

• 立場による振り分け（甲／乙）
• 枝番ルール（甲第◯号証の1・の2…）
• 並べ替え時に番号が自動振り直しされる

STEP 3｜証拠説明書を半自動で作る

号証ごとに「標目・作成年月日・作成者・立証趣旨・原本／写しの別」を埋める作業は、件数が多い案件で工数を圧迫します。

各証拠の入力情報を構造化して持てれば、テンプレートに差し込んで PDFとして一括出力 が可能です。さらに、添付ファイル名・本文冒頭・更新日時から標目・作成者・作成日の候補を機械抽出すれば、入力時間が5〜10倍速くなります。

STEP 4｜PDFの整備をワンストップで

mints提出前に最も時間を取られるのが PDF の整形作業です。次の処理を 1つのアプリで完結 させることが効率化の鍵になります。

処理	必要な点
墨消し	「下の文字も物理的に除去される」完全墨消しを使う。半透明上書きは漏れます
結合・並べ替え	複数PDFを1ファイルに、不要ページを削除
ページ番号・透かし	「写し」「副本」などの透かしと連番を一括付与

STEP 5｜提出前の34項目チェックを自動化

mintsで受理されないファイルは、提出直前に弾かれて時間を浪費する最大のリスクです。事前に 34項目程度の自動検証 をかけ、引っかかった項目はワンクリックで自動修正できる仕組みが、本ガイドの中核です。

主な検証カテゴリ

カテゴリ	主な検証項目
ファイル名・形式系（14項目）	機種依存文字、100文字超、重複、拡張子大文字、空白、不可視文字、0バイト、拡張子偽装 ほか
PDF構造系（17項目）	パスワード、メタデータ、用紙サイズ、フォーム、注釈、添付、JavaScript、しおり、レイヤー ほか
画像EXIF系（3項目）	GPS位置情報、撮影者・端末情報、Orientation

STEP 6｜100MB分割と命名規則の自動化

mintsの容量制限に引っかかるとき、手作業で分割すると組み合わせ最適化の漏れで「もう1ファイル入ったのに」が起きます。

業務支援ツールでは First-Fit Decreasing 等のアルゴリズムでファイル群を最適にビニングでき、提出回数を最小化できます。

命名も 甲001_契約書_2025-04-01.pdf のようなテンプレで一括リネームし、ZIPで出力する運用が標準です。

STEP 7｜提出証跡を保存する

提出後のトラブル防止に、「どのファイルを、どの検証を通したか」のレポート（.txt 等）を保管しておくことを強く推奨します。

• 事務所内の引き継ぎに使える
• 依頼者への報告に使える
• 事件記録の一部として案件フォルダに保管

まとめ｜mintsの効率化は「仕組み」で実現する

Excel・Word・ペイント系PDFエディタを行き来する運用でも7ステップは形だけ可能です。ただし、それでは結局「手作業の負担」が残り、効率化とは呼びにくい。

1つのアプリで案件管理から提出前検証までを完結させることが、最短ルートでの実現方法です。